Elektronische Rechnungsstellung

Rechnungen elektronisch über den E-Rechnungseingang übermitteln

Wenn Ihr Unternehmen Leistungen für die Gemeinde Unterschneidheim erbringt, können Sie Ihre Rechnungen elektronisch über den Zentralen E-Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE) einreichen. Das betrifft Rechnungen an alle Abteilungen der Gemeindeverwaltung Unterschneidheim.

Der E-Rechnungseingang kann über den folgenden Link erreicht werden:

https://www.service-bw.de/erechnung

Wenn Sie eine E-Rechnung an die Gemeinde Unterschneidheim richten wollen, ist die folgende Leitweg-ID zwingend anzugeben:

08136075-A6899-82

Über die Leitweg-ID erfolgt die eindeutige Zuordnung einer E-Rechnung zur Gemeinde Unterschneidheim als Rechnungsempfänger. Bitte geben Sie deshalb bei jeder Rechnungsstellung diesen 20-stelligen Schlüssel an.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung – das ist nicht einfach nur das Abbild einer Papierrechnung, beispielsweise als PDF. Elektronische Rechnungen müssen

maschinenlesbar sein und
in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht; (als XML-Dokument, Bilddatei reicht nicht, PDF-Dokument nur, wenn es die Spezifikation ZUGFeRD 2.0 erfüllt).

Der ZRE nimmt elektronische Rechnungen im Standard XRechnung und in anderen Formaten, die den Anforderungen der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen, entgegen. Der Standard XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) herausgegeben.

Verfahrensablauf

Folgende Übertragungskanäle können Sie für das Einreichen der elektronischen Rechnung nutzen:

Hochladen/Updload
E-Mail an rechnung(@)service-bw.bw.de
PEPPOL (derzeit noch nicht verfügbar)

Ihre Rechnung gilt als beim Rechnungsempfänger zugestellt, wenn sie erfolgreich beim ZRE eingegangen ist.

Folgende Formate sind für rechnungsbegründende Anlagen zulässig:

PDF-Dokumente
Bilder (PNG, JPG)
Textdateien (CSV)
Excel-Tabellendokumente (XLSX)
OpenDocument-Tabellendokumente (ODS)

Rechnungsbegründende Unterlagen können Sie als Anlage in die Rechnung einbetten oder von ihr referenzieren. Für die Referenzen auf rechnungsbegründende Unterlagen werden die Protokolle HTTP und HTTPS unterstützt. Andere Formate sind im Vorfeld ihrer Verwendung mit dem Rechnungsempfänger abzustimmen. Rechnungen dürfen einschließlich der rechnungsbegründenden Unterlagen einen Maximalumfang von 15 MB nicht überschreiten und maximal 100 rechnungsbegründende Unterlagen aufweisen.

Bitte beachten Sie, dass Sie als Rechnungssteller elektronische Rechnungen im Originalformat elektronisch aufbewahren müssen.

Rechtsgrundlagen

EU-Richtlinie 2014/55/EU
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32014L0055&from=DE
Aufgrund der EU-Richtlinie 2014/45/EU sind Unternehmer ab April 2020 berechtigt, für alle oberschwelligen Vergaben (EU-weite Ausschreibungsverfahren) Rechnungen elektronisch einzureichen.

§ 4a E-Government-Gesetz Baden-Württemberg (Elektronischer Rechnungsempfang; Verordnungsermächtigung)
http://www.landesrecht-bw.de/jportal/?quelle=jlink&query=EGovG+BW+%C2%A7+4a&psml=bsbawueprod.psml&max=true

E-Rechnungs-Verordnung des Landes Baden-Württemberg (ERechVOBW)
http://www.landesrecht-bw.de/jportal/?quelle=jlink&docid=VB-BW-GBl2020101-1&psml=bsbawueprod.psml&max=true